Des autorisations d'absence qui n'entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels sont accordées sous réserve des nécessités de service selon les modalités suivantes.


A - GENERALITES
a) Les demandes :
Toutes les demandes d'autorisations spéciales d'absence doivent :
- être formulées au moins 3 jours avant la réunion ;
- être accompagnées d'un mandat ou d'une convocation nominative ;
- être délivrées sous réserve des nécessités du service
(Pour le C.H.S.C.T., se reporter au paragraphe D-a)
   Le refus émis par la direction du site doit être motivé.
   Lorsque l'agent concerné n'est pas en service pendant la période correspondant à la durée des congrès syndicaux ou réunions mentionnés dans les articles 12 à 15 du décret du 19 mars 1986, l'organisation syndicale qui le mandate pour y participer en informe l'autorité compétente par une déclaration dont ladite autorité accuse réception.
   Cette déclaration produit les mêmes effets que les autorisations spéciales d'absence.
   Ainsi, l'agent est réputé être en service pendant la durée de la réunion et considéré sous réserve des nécessités de service comme bénéficiaire de l'autorisation d'absence correspondante. Il aura donc la possibilité de récupérer ce temps de travail.
   Les délais de route ne sont pas compris pour le calcul de I'autorisation spéciale d'absence.
b) Les syndicats concernés :
   Ces autorisations spéciales d'absence s'appliquent aux syndicats représentatifs suivants : C.F.D.T ; CFE-CGC ; C.F.T.C ; C.G.T. ; C.I.C.S. ; F.O. ; S.N.C.H. ; SUD–Santé ; UNSA–Santé.


B - Participation aux congrès syndicaux nationaux et internationaux
   La participation aux congrès des syndicats nationaux, des fédérations et des confédérations de syndicats ouvre droit au bénéfice d'une autorisation spéciale d'absence de 10 jours au plus par an et par agent désigné par le syndicat.
   La durée de l'autorisation spéciale d'absence est portée à 20 jours par an lorsque le même agent participe aux congrès syndicaux internationaux ou aux réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales, des syndicats nationaux, des fédérations, des confédérations et des instances statutaires départementales, interdépartementales et régionales.
   Des facilités peuvent être accordées, sous réserve des nécessités de service et sans qu'elles soient imputées sur le contingent global :
- aux agents qui, à l'occasion du renouvellement des structures locales, assurent la tenue des bureaux de vote.
- aux représentants syndicaux à l'occasion de la tenue des congrès locaux (un par an par hôpital ou service général) et central (un par an) de chaque syndicat ou union syndicale.


C - Participation aux congrès et aux réunions d'organismes directeurs
autres que nationaux ou internationaux
   Les bénéficiaires des autorisations d'absence doivent être mandatés lorsqu'ils participent à un congrès et, de surcroît, membres élus, lorsqu'ils participent à la réunion d'un organisme directeur.
   La participation à des congrès ou à des réunions statutaires d'un niveau autre que ceux énoncés ci-dessus donne lieu à imputation sur le contingent annuel d'heures syndicales réparti entre les diverses organisations syndicales. Chaque organisation syndicale distribue son propre contingent entre les sections syndicales et/ou les délégués désignés. Cette répartition annuelle est notifiée aux sites par la D.P.R.S.

a) Participation aux congrès :
   Est considéré comme congrès, une assemblée générale définie comme telle dans les statuts de l'organisation concernée ayant pour but d'appeler l'ensemble des membres à se prononcer sur l'activité et l'orientation du syndicat, soit directement, soit par l'intermédiaire de délégués spécialement mandatés à cet effet.

b) Participation aux réunions d'organismes directeurs :
   Est considéré comme organisme directeur tout organisme qui est ainsi qualifié par les statuts de l'organisation syndicale considérée.
   La liste des noms des représentants syndicaux désignés par les organisations syndicales pour participer aux congrès et aux réunions d'organismes directeurs énumérés ci-dessus est communiquée par chaque organisation syndicale centrales.
   Les autorisations spéciales d'absence délivrées à ce titre sont suivies et comptabilisées par la D.R.H. du site d'affectation.


D - Participation aux assemblées délibérantes et organismes statutaires
   Bénéficient de ces autorisations d'absence les représentants titulaires ou leurs suppléants des instances suivantes et dans les conditions suivantes :
a) Instances locales :
- Comités locaux d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CLHSCT) :
   Chaque siège de titulaire du CLHSCT dispose d'un crédit d'heures mensuel en fonction des effectifs du site, soit :
- 2 heures par mois dans le site occupant jusqu'à 99 agents,
- 5 heures par mois dans le site occupant de 100 à 299 agents,
- 10 heures par mois dans le site occupant de 300 à 499 agents,
- 15 heures par mois dans le site occupant de 500 à 1499 agents,
- 20 heures par mois dans le site occupant 1500 agents et plus.
   Il n'est pas possible d'opposer les nécessités de service aux membres du C.L.H.S.C.T.
   Les représentants du personnel du CLHSCT peuvent répartir à leur convenance le crédit mensuel d'heures entre eux à condition d'en informer la D.R.H. du site.
   Le temps consacré aux séances, aux visites et inspections ainsi que le temps consacré aux enquêtes n’est pas à imputer sur le crédit d’heures mensuel.
   Ce temps est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l'échéance normale, il peut être récupéré en cas de repos hebdomadaire programmé.

- Comités Techniques Locaux d'Établissement (CTLE) :
   Chaque siège de titulaire d'un CTLE donne droit à l'ouverture d'un crédit d'heures mensuel en fonction du nombre d'électeurs inscrits aux dernières élections aux CTLE soit :
- 10 heures par mois pour un effectif inférieur ou égal à 500 électeurs,
- 15 heures par mois pour un effectif de 501 à 2000 électeurs,
- 20 heures par mois pour un effectif égal ou supérieur à 2001 électeurs.
   De plus, le secrétaire du Comité Technique Local bénéficie d'un crédit d'heures mensuel supplémentaire égal au crédit d'heures mensuel auquel donne droit un siège de titulaire dans le site concerné.
   Le crédit d'heures est donné sur onze mois. Il n'est pas cumulable d'un mois sur l'autre.

- Commissions de Surveillance :
   Les représentants syndicaux appelés à siéger disposent d'un volume forfaitaire égal à 2 fois la durée prévisible de la réunion de l'instance auquel il faut ajouter le temps consacré à la réunion.

b) Assemblées délibérantes et organismes centraux :
- Commissions Administratives Paritaires (C.A.P) ;
- Commission de réforme.
   La durée des autorisations d'absence est égale au double de la durée prévisionnelle de la réunion pour les représentants syndicaux appelés à siéger.
   Ces autorisations sont accordées pour la préparation des réunions et pour en assurer le compte-rendu.
   Le temps consacré à la réunion et le temps de transport sont accordés en plus.
Exemple :
   Une réunion d'une durée prévisionnelle de 4 heures donnera lieu à une autorisation spéciale d'absence de 8 heures (pour préparation de la réunion) auxquelles il faudra ajouter le temps de transport et le temps de la réunion.

- Conseil d'Administration (C.A.) ;
- Conseil Administratif Supérieur (C.A.S.) :
   Il est attribué 20 heures par mois d'autorisation d'absence aux représentants à ces instances dès lors que I'instance se réunit au moins 2 fois par an.

- Comité Central d'Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCTC) :
   Les représentants désignés au CHSCTC disposent d'un crédit mensuel de 30 heures par siège non cumulable d'un mois sur l'autre.
   Les représentants du personnel du CHSCTC peuvent répartir à leur convenance le crédit mensuel d'heures entre eux à condition d'en informer la DPRS.
   Le temps consacré aux séances, aux visites et inspections ainsi que le temps consacré aux enquêtes n'est pas à imputer sur le crédit d'heures mensuel.
   Ce temps est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l'échéance normale, il peut être récupéré en cas de repos hebdomadaire programmé.

- Comité Technique Central d'Établissement (CTCE) :
   Chaque siège d'élu titulaire bénéficie d'une autorisation spéciale d'absence de 30 heures par mois sur 11 mois et non cumulable d'un mois sur l'autre. De plus, le secrétaire du CTCE bénéficie d'un crédit d'heures supplémentaire de 30 heures par mois.

c) Organismes nationaux :
- Conseil Supérieur de la Fonction Publique Hospitalière (C.S.F.P.H) ;
- Caisse Nationale de Retraite des Agents des Collectivités Locales (C.N.R.A.C.L.) ;
- Conseil Supérieur des Professions Paramédicales :
   La durée des autorisations d'absence comprend outre le temps de transport et la durée de la réunion un temps égal au double de la durée prévisionnelle de la réunion.

d) Organismes privés. :
- Association de Gestion des Œuvres Sociales des Personnels des Administrations Parisiennes (A.G.O.S.P.A.P.) :
- Mutuelles
   Une autorisation d'absence égale à la durée prévisionnelle de la réunion augmentée du temps de transport et de la durée de la réunion est accordée.